9 outils à adopter dans votre entreprise en 2022 pour gagner du temps en affaires

par Alexe

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    Gérer son entreprise prend plus de temps qu’on peut le penser. Heureusement, plusieurs outils marketing et plateformes web peuvent alléger vos démarches. Et ça, on aime ça!

    L’important est de maximiser votre temps à faire connaître vos produits ou services et éviter le temps perdu à faire de la paperasse administrative. Pour vous aider, nous avons choisi 9 outils indispensables qui changeront votre vie d’entrepreneur(e) et qui vous permettront de vous focaliser sur ce qui est vraiment important!

    1. Un gestionnaire de projets et de tâches

    Votre entreprise grossit vite et votre équipe s’agrandit? Vous aurez besoin d’un gestionnaire de dossiers en ligne, c’est garanti! Les options les plus populaires sont ClickUp, Monday, Asana et Notion.

    Pourquoi utiliser ces plateformes?

    Idéal lorsque vous avez une équipe ou travaillez avec des sous-traitants, ces plateformes permettent de gérer les projets en cours au sein d’une équipe qui n’est pas reliée à un serveur.

    Chez Alexem Studio, on utilise ClickUp pour gérer les tâches administratives de l’équipe. C’est aussi notre façon de centraliser les communications avec nos collaboratrices. Grâce à ClickUp, déléguer des tâches est un jeu d’enfant!

    En plus, l’application Web et mobile est gratuite! N’hésitez plus et allez la télécharger dans l’App Store ou Google Play.

    2. Un site de stockage dans le Cloud

    Vous voyagez et votre portable n’a plus de batterie? Pas de problème! Accédez à vos dossiers partout dans le monde grâce à un simple accès Internet (sécurisé, bien sûr!). De plus, que votre équipe soit dans la même ville ou à distance, le Cloud permet de partager et de travailler sur plusieurs documents simultanément et de façon sécuritaire.

    Parmi les options qui ont fait leurs preuves, on retrouve DropBox, Google Drive, iCloud (un produit Apple) et Adobe Creative Cloud. Par contre, notre favori demeure de loin Google Drive. Voici pourquoi…

    Les avantages de Google Drive

    Avant tout, Google Drive est accessible gratuitement et ne requiert pas d’installation puisqu’il s’agit d’un outil en ligne. Ce sont des avantages importants, surtout en démarrage d’entreprise!

    Il est possible de créer et de modifier des documents en même temps, en temps réel. Cet outil indispensable permet aussi de gérer les droits d’accès à un fichier, afin de contrôler les rôles de chaque utilisateur: lecture seule, commentaire ou modification.

    Notons qu’en utilisant Google Drive, vous pouvez adopter de Facto la suite Google (Google Docs, Google Sheets et Google Slides) pour remplacer Office. D’ailleurs, n’importe quel document créé avec la suite Google est automatiquement sauvegardé dans votre Google Drive. Il est donc impossible de perdre vos documents, ou les dernières sauvegardes puisque tout se fait sans devoir y penser!

    La suite bureautique Google est disponible gratuitement. La version gratuite de Google Drive inclut 15 Go de stockage. Ce forfait de base inclut vos courriels et vos photos. C’est pourquoi, nous recommandons fortement la méthode Inbox zéro.

    3. Un gestionnaire de contenu Web

    Vous êtes traumatisés à l’idée d’écrire des lignes de codes pour créer ou modifier votre site Web? Même si on adore le développement Web chez Alexem Studio, on comprend ça. C’est pourquoi on conseille toujours d’opter pour un site Web avec un CMS (Content Management System ou gestionnaire de contenu en français).

    Il y a maintenant une pluralité d’options pour créer et gérer son site web de manière simple et autonome.  Les pages Web de base sont fortement recommandées pour les personnes en recherche d’emploi ou de stage, les entreprises de services ou ayant besoin d’une boutique en ligne. Les options les plus connues sont WordPress, Shopify, Squarespace et Wix. Ces outils proposent des modèles (templates) gratuits ou payants, mais nous recommandons habituellement WordPress.

    Pourquoi WordPress demeure sur le podium?

    Éternel classique, WordPress est et sera toujours notre top des plateformes Web à utiliser. Étant open source et offrant une myriade de thèmes et d’extensions, WordPress peut littéralement tout faire.

    En démarrage d’affaires, vous tomberez sous le charme des nombreuses options gratuites faciles à mettre en place. Plusieurs modèles gratuits peuvent convenir aux organismes sans but lucratif (OSBL), aux solopreneurs ou toute entreprise en démarrage. Et au fur et à mesure que vos besoins augmentent, on peut y greffer des fonctionnalités.

    WordPress, comme WooCommerce ‒ son extension de boutique en ligne ‒ permet d’être autonome et de modifier son contenu soi-même sans requérir au service de son agence. Garder ça simple, on aime ça!

    4. Un outil pour concevoir des visuels

    Vous aimeriez des visuels professionnels pour votre petite entreprise, mais n’êtes pas graphiste? C’est maintenant possible grâce à plusieurs outils en ligne.

    Notre équipe vous propose Canva, LucidPress, Adobe Spark (maintenant Adobe Creative Cloud Express) ou même Google Slides (et oui!), mais l’indétrônable et incontournable du moment est définitivement Canva.

    Pourquoi Canva prend de l’ampleur auprès des entrepreneurs?

    Plateforme de plus en plus populaire, Canva ne cesse de nous étonner! Artiste ou pas, elle permet de créer des visuels de qualité en quelques minutes. Pour la plupart des gens qui sont néophytes des logiciels de design professionnels tels qu’Adobe, Canva sauve bien du temps (et des maux de tête) pour se démarquer en ligne. De plus, de nouvelles options sont régulièrement ajoutées afin de rester au goût du jour et respecter les différents formats de vos documents. Que ce soit pour vos réseaux sociaux ou présentations, cet aspect est un plus, c’est certain!

    Pour ne pas dénaturer votre marque devant autant de choix inspirants, Alexem Studio vous suggère de respecter les couleurs, les polices et le style général de votre image de marque. C’est pourquoi nous offrons la création et la configuration de Kit Canva visant à vous rendre autonome dans le respect de votre image de marque.

    Pour ce faire, la version payante de Canva est nécessaire. Elle demeure très abordable (moins de 200$ par année) et permet de garder en mémoire les détails de votre image de marque tout en ayant accès à une panoplie d’images et d’infographies libres de droits. Sinon, Canva a une version gratuite plus que décente : essayez-la maintenant!

    5. Un tableau de bord de gestion Web

    Vous aimeriez voir en un seul clic votre performance Web, mais n’avez pas les heures nécessaires pour monitorer 30 sites différents? Bonne nouvelle! Des applications ont été créées pour le faire pour vous, en agglomérant ces informations de manière efficace et intuitive.

    Pour garder un oeil sur le référencement, la performance et les statistiques de votre site Web, plusieurs options existent. Nous avons sélectionné celles que nous connaissons le mieux : Diib et DashThis.

    Chez Alexem Studio, on utilise Diib, mais récemment, on a découvert DashThis. Les applications qui nous sauvent du temps, on aime ça. Si elles sont Made in Canada ou une entreprise québécoise, on adore ça!

    Directement de Charlesbourg, un quartier de la ville de Québec, DashThis permet de collecter d’innombrables données (data) et de les présenter de façon simple dans un tableau de bord marketing à votre image. Application payante, ceci est un investissement qui vous sauvera des heures et des heures de compilation de données auprès d’une trentaine de sources différentes. La première mise en place des tableaux de bord vous prendra un peu de temps et de réflexion, mais l’avantage de DashThis est que votre représentant parle français!

    À qui s’adressent les tableaux de bord?

    Ces tableaux de bord sont particulièrement intéressants pour les entreprises actives sur le Web et devant faire des présentations à leurs actionnaires, à un conseil d’administration, lors d’une demande de financement ou pour tout autre comité. En démarrage, ces tableaux vous permettent de rassembler toute l’information essentielle que vous devez surveiller périodiquement en tant qu’entrepreneur(e). Vous pouvez créer plusieurs types de tableaux (dashboards), pour différents besoins.

    En un clin d’œil, vous verrez les résultats des visites de votre site Web, des pages les plus consultées, de la portée de vos médias sociaux, de la popularité de votre chaîne YouTube et de vos publicités payantes, de la conversation de vos clients, et bien plus encore. Cela vous permet de cibler facilement vos points à améliorer rapidement pour un meilleur rendement. Demandez un essai gratuit!

    6. Un planificateur de médias sociaux

    Plus besoin d’être devant votre écran pour publier sur les réseaux sociaux! De nombreuses plateformes ou applications permettent de publier au meilleur moment possible, même si vous vaquez à d’autres occupations.

    Parmi nos favoris : Later, Buffer, Canva et Facebook Business Suite. Bien sûr, les outils à utiliser vont varier selon les médias sociaux que vous utilisez. Later permet de publier sur Instagram, Pinterest, Tik Tok et LinkedIn. Business Suite est unique aux pages d’entreprises et groupes Facebook alors que Canva Pro accède à un compte Instagram professionnel, une page ou un groupe Facebook, un profil personnel ou une page d’entreprise LinkedIn, un compte Twitter, ainsi que sur Pinterest, Slack et Tumblr.

    Pourquoi Buffer se démarque particulièrement?

    Avec une interface moderne, Buffer permet de diffuser du contenu sur les principales plateformes sociales : Instagram, Facebook, LinkedIn, Twitter, Google+ et Pinterest. Cet outil marketing réduit automatiquement les hyperliens en bit.ly afin de sauver le nombre de caractères à utiliser. Nouveauté récente, il permet d’utiliser les visuels de Canva ou d’utiliser une photo libre de droits sur Unsplash.

    Il propose une version gratuite allant jusqu’à 3 comptes de médias sociaux et des sources d’information gratuites comme un podcast (en anglais). Mais pour aussi peu que 6$ par mois, il est possible d’analyser l’engagement et la performance de vos publications. De plus, selon le forfait choisi, il est possible de travailler en équipe. Quelqu’un rédige une publication, vous l’approuvez… et voilà, vous sauvez du temps!

    Avec autant de fonctionnalités à des prix abordables, on a plus de raison de s’en passer!

    7. Un logiciel d’automatisation

    Comment utiliser l’automatisation pour sauver du temps sans talent en informatique? Nos outils indispensables sont : Zapier, Automate et IFTTT.

    Avant tout, qu’est-ce que l’automatisation? C’est l’utilisation d’algorithmes intelligents nécessitant une intervention humaine nulle ou partielle afin de sauver du temps dans nos tâches répétitives.

    Pensez-y, il y a sûrement plusieurs tâches que vous faites de manière répétitive. Les automatiser permettrait de mieux gérer votre temps. Par exemple, enregistrer la facture X dans le dossier Y chaque fois qu’elle arrive par courriel.

    Pourquoi Zapier est notre outil de choix?

    Pour toutes vos tâches répétitives, “There’s an app for that” ou plus précisément : “There’s a Zap for that”! Non seulement Zapier fait sauver des secondes ou minutes de travail, il propose plusieurs modèles afin de vous aider à connaître toutes les différentes façons d’utiliser l’automatisation lorsqu’on y connaît rien.

    Souvent, on travaille tellement de façon automatique qu’il nous est difficile de prendre conscience des tâches quotidiennes qui pourraient être automatisées. Par exemple : publier sur vos médias sociaux, envoyer un message personnalisé à un prospect, ajouter de nouveaux contacts à une liste Excel ou une base de données CRM, ajouter de nouveaux documents dans votre Cloud en utilisant Google Drive ou Dropbox, transférer un courriel à un employé de façon automatique, et bien d’autres!

    Parce que le temps, c’est de l’argent, cette application est selon nous un outil essentiel en affaires!

    8. Un système de facturation et de paiement intégré

    Vous aimeriez délaisser vos fichiers Word ou Excel et garder un suivi plus serré sur vos revenus d’entreprise? Des outils permettent de facturer et de recevoir les paiements de vos clients en ligne, de façon sécuritaire. Quelques options que nous aimons sont Quickbooks Online, Xerox et Square.

    FINI les factures dans word ou dans excel et les tableurs pour gérer vos dépenses et revenus! Accédez à vos factures et la liste de vos transactions en ligne. Mieux encore, plus besoin d’appeler vos clients pour les comptes impayés! Il vous suffit de configurer des rappels courriel à vos clients s’ils n’ont pas payé leur facture à temps. C’est plus rapide, et moins gênant!

    Pourquoi faire sa comptabilité en ligne?

    Plus besoin de dépendre de votre comptable pour accéder aux informations de facture ou de la paie. Pour sauver du temps, rien de mieux que d’être autonome!

    Pour aussi peu que 4$/mois, Quickbooks en ligne permet à tous les PME, TPE et solopreneurs d’avoir des services professionnels pour un investissement minime. Quickbooks permet de gérer vos factures entrantes et sortantes, vos dépenses, vos rapports de taxes, votre kilométrage, en plus de la paie et de la gestion des stocks. De plus, la communauté Quickbooks permet de répondre à la plupart de nos questions.

    Bonus : vous pouvez personnaliser le branding de vos factures ET l’intégrer à Votre site WordPress / Woocommerce pour une synchronisation complète.

    Essayez Quickbooks dès maintenant.

    9. Un agenda en ligne

    Comment éviter la danse des disponibilités lors d’une prise de rendez-vous avec un client potentiel ? En partageant vos périodes de disponibilités en ligne afin qu’ils réservent le moment qui leur conviendra le mieux de manière autonome!

    Plusieurs options fort intéressantes se sont développées au cours des dernières années, notamment : Go Rendez-vous, Acuity Scheduling, Google Agenda, Square ou Calendly.

    Chez Alexem Studio, on utilise déjà la suite Google Workspace Pro. Pour notre agenda et nos rencontres, on a utilisé longtemps la fonctionnalité crénaux horaires qui était incluse. Mais récemment, nous avons découvert la formidable application Koalendar. Qui répond à tous nos besoins, et même plus, dans sa version GRATUITE.

    Voyez par vous-même le look et les fonctionnalités sur le formulaire de prise de rendez-vous de notre site.

    Pourquoi gérer son agenda en ligne?

    Prendre rendez-vous avec un client peut être long, car il faut proposer plusieurs plages horaires qui, parfois, se remplissent le temps que le client nous réponde. Le risque de prendre rendez-vous au même moment pour 2 personnes différentes est grand si on opère ainsi, sans parler des chaînes de courriels que cela exige. Pour éviter ces situations frustrantes, mieux vaut définir des plages horaires fixes à votre agenda en ligne qui se mettent à jour en temps réel.

    Koalendar permet d’indiquer les plages disponibles des semaines d’avance et de générer un lien de réservation qui peut être partagé directement ou intégré à votre site. Les gens qui réservent une rencontre recevront une confirmation automatique et un lien Google Meet généré automatiquement, en plus d’envoyer un rappel automatique pour ne pas oublier votre rendez-vous, ce qui évite les annulations.

    Que vous soyez en démarrage ou en expansion, cette application vous séduira par son visuel professionnel, son utilisation simple et son bas prix (GRATUIT!). La version d’introduction est plus que généreuse, et vous permettra de gérer vos rendez-vous de manière professionnelle.

    Sauvez du temps dès maintenant

    Alexem Studio comprend bien l’importance de gagner du temps en affaires. Votre temps est précieux, et nous sommes convaincus que vous serez heureux d’avoir découvert les outils proposés.

    Ces outils sont user-friendly et facile d’utilisation. Nous les avons choisis pour que vous puissiez les appliquer à votre entreprise même si vous n’êtes pas toujours à l’aise avec l’informatique ou l’automatisation. Qu’ils soient gratuits ou payants, n’oubliez pas que ces outils vous permettront de mettre toute votre attention sur le développement de votre entreprise afin de vous positionner sur le marché à la hauteur de ce que vous êtes!

    Pour de l’aide avec l’installation ou la configuration de ces outils pour votre entreprise, ou toute autre information, notre équipe est là!